Organización y estructura para gestionar el Absentismo
Un sistema de gestión eficaz requiere una organización en la que se defina QUIÉNES son los departamentos y personas implicados y CUÁLES son las funciones de los mismos en el proceso de gestión. Esta guía pretende servir de orientación para organizar ese sistema para la gestión del absentismo.
¿Quiénes son los “Implicados”?
Lo adecuado sería que cuando una empresa se propone administrar de manera ordenada y sistemática algún nuevo aspecto que afecta a sus procesos productivos lo hiciera aprovechando la estructura básica ya existente y añadiendo solamente aquello que se considere imprescindible para conseguir el fin propuesto.
En el caso de la Gestión de Absentismo la Dirección de la Empresa, el Departamento de RRHH y los Mandos Intermedios constituyen, como en el resto de actividades de la empresa, la columna vertebral que puede hacer que el sistema funcione.
En este caso, los Trabajadores, que constituyen el último eslabón de esa columna, son el objeto de la gestión que se quiere organizar por lo que realizan una función más bien pasiva, aunque es necesario que participen y colaboren con la empresa.
Además, el Comité de Seguridad y Salud si lo hay, puede ampliar sus cometidos, dada la estrecha vinculación que hay entre la Seguridad y Salud y el Absentismo, sirviendo de foro de debate de las propuestas que planteen tanto los trabajadores como la Dirección de la Empresa. Si no lo hay, se puede constituir la Comisión de Absentismo con esas funciones. Por otro lado, el Comité de Empresa mantiene sus mismas funciones asesorando a los trabajadores y sirviendo de marco de negociación de las medidas que se propongan.
Por su parte, el Servicio de Prevención, o la estructura preventiva que tenga la empresa, podrá asesorar y colaborar técnicamente tanto en el análisis de la situación como en la propuesta e implantación de las medidas para mejorar el absentismo.
Interrelación entre los “Implicados”
A continuación, se plantea una organización para la gestión eficaz del absentismo donde se detalla QUIÉNES son los departamentos y personas implicados y CUÁLES son las funciones de los mismos en el proceso de gestión:
¿Cuáles son las funciones de los “Implicados”?
Las funciones de las tres piezas básicas, la Dirección de la Empresa, el Departamento de RRHH y los Mandos Intermedios serán las mismas que ya desarrollan en la gestión general de la empresa, tal como se ve en el gráfico anterior.
Dependiendo de las dimensiones y complejidad de la empresa puede ser necesario crear dos órganos específicos: un Departamento de Coordinación de las acciones relacionadas con el absentismo y una Comisión a través de la cual se canalicen las propuestas, opiniones, debates, etc. que vayan surgiendo con relación a este nuevo objeto de gestión.
La presencia de un Coordinador, sea persona o Departamento, se justificará cuando el volumen de casos y el tamaño de la empresa lo justifique. En caso contrario, el Departamento de RRHH puede asumir sus funciones de coordinación y control.
Del mismo modo, la creación de una Comisión especial sobre absentismo tendrá justificación en casos de mucha incidencia, con motivo de una campaña temporal especial en la empresa o por cualquier otro motivo que a la empresa le pueda interesar. Las funciones de estudio, debate y propuesta de soluciones de esta comisión pueden ser asumidas por el Comité de Seguridad y Salud o, incluso, por el Comité de Empresa o un subcomité del mismo. Eso en el caso de que existan estos en la empresa. Si no es así puede ser también una justificación para crear el comité de absentismo.
En cualquier caso, la existencia de estos organismos ad-hoc puede tener carácter temporal, estando en funcionamiento sólo durante un periodo de tiempo en el que se den unas circunstancias especiales en la empresa que lo justifiquen.