UNE-ISO/PAS 45005: el estándar global para reducir riesgos frente a la COVID-19 en el trabajo

¿Qué aporta esta especificación?

• Visión internacional. Mismas especificaciones para todo el mundo. Organizaciones que desarrollan su actividad en distintos países pueden compararse entre sí y hablar un idioma común.
• Construida por personas de países distintos. Han participado expertos de 26 países. Teniendo en cuenta diferentes legislaciones, culturas y realidades.
• Estructurada a la medida de las necesidades de COVID-19. Por eso no sigue la estructura de una norma de gestión.

 ¿Qué puede aportar que no tuviéramos ya?

Se han elaborado distintas guías desde muchos organismos: el Ministerio de Sanidad, el INSST, la EU-OSHA,….

Todos tuvieron que sacar de la nada directrices sobre algo desconocido hasta la fecha y han sido de gran ayuda a las organizaciones en un momento en que todo el mundo afrontaba una situación para la que nadie estaba preparado.

UNE-ISO/PAS 45005 tiene la ventaja de que los expertos que la han desarrollado han podido aportar los conocimientos y resultados de muchas directrices a nivel mundial, recogiendo en este documento aportaciones y experiencias de muchos países y organizaciones. Por tanto, aporta unos contenidos muy exhaustivos en los que la organización va a encontrar las situaciones que le son aplicables.

UNE-ISO/PAS 45005 va dirigida a organizaciones de todos los tamaños y sectores, incluyendo:

• A aquellas que han operado durante la pandemia
• A las que recuperan su actividad después de un tiempo de cierre parcial o total
• A aquellas que "reocupan" puestos de trabajo que habían estado cerrados
• A las que empiezan y planean operar por primera vez

Aunque esta especificación técnica no tiene por qué aplicarse en el entorno de 45001, está pensada en su línea, aplicando el ciclo de Deming.

Por tanto, se inicia analizando el contexto interno y externo de la organización, para luego establecer la organización con la que gestionar, basada en el liderazgo y en la participación.

A continuación, se procede a la planificación, identificando y evaluando las situaciones de riesgo.

El siguiente paso es aplicar las actividades definidas, mediante la operativa y la comunicación con las partes interesadas. Como parte de esta operativa, UNE-ISO/PAS 45005 desarrolla aspectos específicos relacionados con COVID-19.

Finalmente, el ciclo se cierra mediante la evaluación del desempeño y la mejora. Al tratarse de una situación muy dinámica, que cambia en el corto plazo, es preciso mantener una evaluación constante, que permita adoptar, a la mayor brevedad, las mejoras necesarias para prevenir el contagio.

El documento diferencia determinados aspectos a la hora de planificar acciones:

• Puestos o lugares de trabajo: la organización ha de analizar los diferentes lugares en los que pueden trabajar las personas de la plantilla
• Roles o funciones. Determinadas funciones pueden implicar diferentes grados de riesgo para las personas que las llevan a cabo
• Actividades. La organización ha de prever que las actividades críticas para sus procesos se mantengan a pesar de la pandemia
• Preparación para emergencias
• Adaptación a restricciones. Particularmente, las restricciones que establezcan las autoridades competentes

La actuación en los puestos de trabajo dependerá del grado de control que puede ejercer la organización sobre los mismos y los procedimientos que pueda aplicar al trabajo que desarrollan sus empleados.

Puestos de trabajo en instalaciones bajo el control de la organización.

• La primera premisa sería identificar espacios compartidos con otras empresas para coordinar las actividades preventivas.
• Los siguientes aspectos a tener en cuenta son los que ya se están aplicando en las empresas españolas y que se representan en el recuadro adjunto.

El trabajo desde el domicilio

En los inicios de la pandemia, la actuación por parte de las organizaciones tuvo que ser improvisada. Con la experiencia actual, se puede afirmar que la forma más adecuada de actuar implicaría los siguientes pasos:

• Determinar quién puede trabajar desde el domicilio, consultando a las personas
• Analizar la viabilidad (circunstancias domésticas, espacios, protección de la información, necesidades de tecnología y apoyo, envío de equipos a los domicilios, impacto económico
• Aportar directrices de Seguridad y Salud en el Trabajo (ergonomía, factores psicosociales)

El trabajo en domicilios de otras personas

Algunas profesiones y sectores implican trabajar en el domicilio de los clientes. Por ejemplo, actividades de reparación y asistencia técnica o de prestación de servicios personales. En estos casos, los trabajadores pueden entrar en contacto con personas contagiadas (incluso si éstas no conocen que lo están). Por tanto, UNE-ISO/PAS 45005 aporta orientaciones a implementar en los procesos y procedimientos de la organización, como por ejemplo:

• Limitar el trabajo en domicilios a actividades esenciales. Considerar si se puede realizar la actividad en remoto, en cuyo caso se evitará ir a domicilios
• Asignación de domicilios en proximidad, creando “burbujas” (pares trabajador/domicilio)
• Verificación previa de domicilio “libre de COVID-19”
• Acordar con el domicilio las condiciones de prestación (protocolo de entrada al edificio, desinfección previa de manos,…)
• Proporcionar EPI adecuados

Trabajos en múltiples localizaciones o localizaciones temporales

Se trata de trabajos que no se pueden llevar a cabo en instalaciones propias de la organización o en el domicilio del empleado. Por ejemplo, rehabilitación de viviendas. Las recomendaciones a seguir se pueden agrupar en dos líneas principales:

• Tener en cuenta a los trabajadores, mediante la consulta y participación en la determinación de cómo llevar a cabo las tareas. Proporcionar formación e información, para que los trabajadores puedan llevar a cabo sus cometidos limitando la exposición
• Aportar directrices (distancia física, actuación cuando no se mantenga, proporcionar EPI y guía de actuación si se han de quitar EPI por seguridad, uso de instalaciones públicas como WC, consumo de comida y bebida, trazado de contactos e itinerarios o contactos prolongados)

Uno de los roles principales es la coordinación de las medidas frente a COVID. En este sentido, se recomienda asignar la responsabilidad de la aplicación de medidas COVID-19 a una o varias personas de la organización. 

Por lo que se refiere al conjunto de la plantilla, en primer lugar, se recomienda analizar a los trabajadores para determinar su situación. No todas las personas son iguales frente a COVID-19, por diferentes motivos. Algunas personas del equipo pueden formar parte de colectivos de especial riesgo:

• Personas de alto riesgo: Personas con mayor riesgo de contraer COVID-19 o desarrollar enfermedades graves derivadas de COVID-19
• Personas convivientes o a cargo de otras personas de alto riesgo
• Personas con necesidades especiales (discapacidad, neurodiversidad como por ejemplo autismo, embarazo, grupos minoritarios desproporcionadamente afectados por el COVID)
• Personas que presenten necesidades de apoyo adicional para su salud psicológica o bienestar

Es preciso conocerlo, para poder adaptar la actuación a cada colectivo.

En segundo lugar, la organización ha de identificar los roles críticos para la continuidad de sus operaciones y tomar medidas para paliar los efectos del COVID:

• Determinar los roles críticos para la continuidad de las operaciones, la gestión segura de instalaciones o por motivos legales y que no se pueden realizar desde el domicilio
• Identificar los trabajadores que llevan a cabo actividades críticas y que requieren equipos especiales no ubicables en domicilio
• Determinar el número mínimo de trabajadores necesario para llevar a cabo las actividades críticas; preparar personas que puedan sustituirlos si se ven afectada su labor por el COVID
• Determinar cómo llevar a cabo las actividades (rotaciones, uso individual de equipos, flexibilidad horaria, etc.) para minimizar el riesgo

Finalmente, se aportan recomendaciones respecto a cómo actuar frente a las situaciones que puedan presentarse en los diferentes colectivos:

• Ofrecer las actividades más seguras disponibles a los trabajadores alto riesgo (cuando no sea posible trabajo desde el domicilio)
• Proporcionar formación cuando se reubiquen roles o tareas
• Monitorizar la eficacia de las medidas de prevención y los controles aplicados para evitar niveles de riesgo excesivos en determinados colectivos (ej. trabajadores con discapacidades)

En la ejecución de las tareas, se proponen las siguientes recomendaciones:

• Crear grupos “burbuja”. Tratar a los equipos de trabajo como una unidad en caso de contacto
• Revisar los procedimientos e instrucciones de trabajo para incorporar los aspectos de prevención del contagio por COVID
• Establecer zonas específicas para trabajos donde no es posible el distanciamiento físico
• Establecer espacios aislados destinados a trabajadores que puedan trabajar solos de manera segura
• Identificar actividades en las que se comparten objetos (por ejemplo: piezas, documentos, paquetes…) y establecer medidas para evitar el contagio a través de ellos.
• Proporcionar EPI y directrices sobre su uso

La organización ha de tener en cuenta que la previsión que haya hecho sobre cómo actuar en una situación de emergencia ha de adaptarse a la situación causada por el COVID. Se recomienda analizar los siguientes aspectos:

• Revisar el proceso actuación en emergencias en su conjunto
• Revisar los planes evacuación de personas con necesidades especiales
• Formar personal adicional como sustituto del personal de emergencias
• Proporcionar al personal de primeros auxilios EPI adecuados
• Crear directrices específicas para tratar personas con conductas agresivas o violentas

La organización ha de considerar cómo le afectan las restricciones que las autoridades competentes promulgan y, particularmente:

• Reducir sus operaciones a las básicas, aplicar el distanciamiento social, prever el número mínimo de trabajadores necesario y trabajar desde el domicilio
• Cómo afectarán a las operaciones: si se pueden modificar las operaciones para seguir trabajando; si se han de implantar operaciones alternativas; si es precisa la suspensión parcial o total de operaciones para implantar medidas correctoras
• Impactos potenciales sobre los trabajadores de manera general
• Impacto sobre trabajadores individuales por restricciones locales (ej. traslado entre zonas)
• Impactos potenciales sobre la cadena de suministro y cómo gestionarlos
• Necesidades de comunicación y cooperación con socios, otras partes interesadas y para compartir instalaciones 

A partir de las conclusiones que se obtengan, será preciso gestionar los siguientes aspectos:

• Acordar y comunicar con los trabajadores:
  • Quien ha de permanecer en las instalaciones
  • Quien trabajará desde el domicilio
  • Quien no trabajará
• Comunicar el impacto estimado sobre horarios, salarios u otras condiciones laborales
• Comunicar a clientes y otras partes interesadas cómo les afectarán los cambios a sus operaciones

Por bien que planifique la organización, el ámbito de COVID es tan grande, que difícilmente se podrá evitar que se presenten contagios. En consecuencia, hay que estar preparados para actuar frente a casos de infección. Se recomienda actuar en cuatro niveles:

• A nivel de la organización. Diseñar e implantar un procedimiento específico para evitar la entrada de enfermos, proceder al autoaislamiento y comunicar los brotes a las autoridades
• A nivel de los puestos de trabajo físicos. Cómo actuar si se identifica un caso en las instalaciones
• A nivel de las personas que trabajan en su domicilio o en lugares móviles
• A nivel de tests, trazado de contactos y cuarentenas

Una vez la empresa se ha organizado, hay una serie de aspectos a cuidar en la operativa diaria

Operativa en el lugar de trabajo

Es preciso adoptar prácticas seguras para:

• Vuelta al trabajo
• Entrar y salir de los lugares de trabajo
• Moverse alrededor y entre puestos de trabajo
• Zonas de trabajo y estaciones de trabajo
• Uso de áreas comunes
• Uso de instalaciones sanitarias (WC y baños)
• Reuniones y visitas
• Trabajar con el público
• Viajar por trabajo
• Entregas (paquetes, materiales, etc.)

Salud y bienestar psicológicos

El COVID-19 provoca o exacerba situaciones de riesgo psicosocial. La forma de afrontarlas se puede establecer en tres tipos de actuación. No están clasificadas así en UNE-ISO/PAS 45005, pero se ha decidido agruparlas para mayor claridad:

• Creación de un entorno positivo. La inseguridad e incerteza que crea COVID junto con nuevas situaciones como el trabajo a distancia requieren de un apoyo por parte de la organización a los trabajadores
• Apoyo individual. Algunas personas pueden precisar un apoyo específico; es preciso detectarlo y aportarlo
• Actuar sobre el tiempo y la carga de trabajo, permitiendo mayor flexibilidad  

Las medidas tomadas para gestionar COVID-19 han de tener en cuenta los impactos sobre distintos grupos de trabajadores y partes interesadas. Algunos ejemplos de medidas inclusivas:

• Tener en cuenta aspectos y solicitudes planteados por trabajadores
• Apoyar el trabajo desde el domicilio, si las actividades se llevan a acabo eficazmente
• Concienciar y formar a los trabajadores para apoyo a personas con discapacidad
• Acceso seguro a las instalaciones para grupos religiosos
• Adaptar funciones y actividades para reducir riesgos a trabajadores vulnerables
• Asegurar comunicaciones accesibles (incluyendo electrónicas)

La comunicación es un aspecto clave, particularmente en una situación crítica y desconocida, como COVID-19. UNE-ISO/PAS 45005 aporta directrices sobre:

Qué comunicar

• Medidas preventivas y controles. Directrices sobre distancia, higiene y comportamientos preventivos
• Procedimientos de trabajo
• Rol de los trabajadores respecto a COVID-19
• Qué pueden esperar de la organización
• Cómo informar de incidentes

Cómo

• Bidireccional: la comunicación ha de fluir en ambos sentidos entre la organización y los empleados
• Aplicar los mecanismos y canales de comunicación formal e informal
• Uso de elementos de visualización que ayudan a la transmisión de los contenidos 

Comunicación con terceros

• Aportar instrucciones a las personas de la organización responsables de comunicar directrices a visitantes externos
• Proporcionar formación a los trabajadores que actúen como anfitriones
• Determinar las comunicaciones a proveedores, clientes y otras partes interesadas

Finalmente, UNE-ISO/PAS 45005 introduce otros aspectos más conocidos, como la higiene personal y de las instalaciones o la revisión de los recursos que necesitará la organización, desde recursos nuevos (como la adquisición de mascarillas y geles desinfectantes), a la ampliación de otros recursos como equipos, instalaciones o recursos de apoyo como el apoyo de IT a los trabajadores que estén en su domicilio o el apoyo psicológico específico en esta nueva situación.

Las medidas aplicadas frente a COVID-19 requieren de un seguimiento permanente para asegurar que son adecuadas y poder modificarlas en consecuencia. 

Es preciso aplicar un enfoque sistemático, tener claro el objeto de las actividades de evaluación y que la Dirección de la organización mantenga una atención permanente a los resultados a fin de que pueda actuar cuando sea necesario. De esta manera, se mantiene el liderazgo sobre el sistema. 

Por otra parte, COVID-19 es un microorganismo nuevo del cual se va conociendo cada vez más. Ello obliga a establecer un mecanismo de información permanente sobre el virus, sus mecanismos de transmisión, los efectos que produce, las mejores formas de luchar contra él y la situación en el entorno próximo de la organización. 

La rápida dinámica de esta pandemia nos obliga a mantenernos alerta para adaptarnos lo antes y lo mejor posible a los nuevos cambios. 

La aplicación de planes y programas de acción permite a las organizaciones ser más resilientes y mantenerse a pesar de las dificultades del entorno. UNE-ISO/PAS 45005 nace con el objetivo de ayudar a conseguir este fin.